Za določitev izhodišč in ciljev zniževanja rabe energije je potrebno najprej poznati trenutno stanje. Ustrezne podatke dobimo iz energetskega informacijskega sistema (EIS), del tega je energetsko knjigovodstvo (EK), ki služi za vpisovanje podatkov računov o mesečnih stroških za energijo in vodo po različnih postavkah. Centralni energetski informacijski sistem je nameščen v strežniški strukturi UL, vključenih je vključenih 48 stavb UL (površina nad 500 m2), v teh stavbah je 39 merilnih mest za elektriko, 41 za daljinsko toploto 22 za ogrevanje s plinom ter 1 za kurilno olje – skupaj 150 položnic mesečno. Podatke o rabi energije je možno v vnašati iz položnic, sistem pa omogoča tudi neposreden vnos e-računov.Energetski informacijski sistem je rezultat skupnega razvojnega projekta med IRI UL in podjetjem Metronik, d.o.o, arhitektura je takšna, da so sistemi članic UL neodvisni. Osnovni EIS vključuje energetsko knjigovodstvo (zakonska obveza), z nadgradnjo pa je možno izvesti tudi zajem podatkov iz obračunskih števcev za elektriko in toploto (energenti). Sistem omogoča izdelavo različnih poročil, tako po nivojih stavb kot po rabi energije, energentov, stroškov in emisijah toplogrednih plinov, kot tudi izdelavo različnih primerjalnih analiz, ki so osnova za preverjanje podatkov in podpora za energetsko upravljanje stavb UL.

EIS uporabniku (strokovne službe, energetski upravljavec) omogoča spremljanje rabe energije glede na podatke iz računov, izdelavo analize strukture stroškov in določitev prioritet za ukrepanje na podlagi finančnih kazalnikov. UL ima tako pregled nad stanjem rabe energije brez iskanja podatkov po fakultetah.