15.02.2019
Kako pripraviti dober projektni predlog?
Ena izmed poglavitnih nalog IRI UL je priprava kakovostnega projektnega predloga, ki vključuje analizo trenutnega stanja in potreb, pregled razpisne dokumentacije, razvoj osnovne ideje in ključnih ciljev, identifikacijo ustreznih projektnih partnerjev in ključnih sodelujočih skupin oz. deležnikov ter, nenazadnje, oblikovanje kvalitetne prijave, ki bo prepričala naše ocenjevalce. Zato želimo z vami deliti nekaj nasvetov in predlogov, ki so glede na naše dolgoletne izkušnje potrebni za uspešno oblikovanje projektne prijave.
Na začetku si moramo odgovoriti na nekaj osnovnih vprašanj. Ključno je, da se skozi celotni proces priprave projektnega predloga vračamo k tem osnovnim vprašanjem ter nadgrajujemo naše prvotne odgovore (na primer glede na nova spoznanja in izkušnje partnerjev). Če želimo pridobiti podporo ocenjevalcev je namreč ključno, da podamo prepričljive odgovore na ta vprašanja že na prvih desetih straneh predloga.
Ta vprašanja so:
1) NAMEN: Zakaj se je s to temo vredno ukvarjati? Kakšno je trenutno stanje oziroma na katere potrebe se tema odziva? Kaj želimo spremeniti? Katere problem(e) želimo nasloviti oz. rešiti? Katero novo znanje bomo ustvarili?
2) EVROPSKA DIMENZIJA: Ali naslavljamo eno izmed evropskih razvojih prioritet? Ali bi lahko projekt izvedli zgolj na nacionalni ravni in zakaj ne? Ali bo naš projekt prispeval k temu, da bi Evropa lahko postala vodilna na dotičnem področju?
3) ČASOVNA DIMENZIJA: Zakaj ravno zdaj? Zakaj nekdo tega ni naredil že pred nami? Kaj bi se zgodilo oz. kakšne bi bile posledice, če se tega ne bi lotili sedaj?
4) PARTNERSTVO: Zakaj ravno mi? Zakaj smo najbolj primerni za izvedbo projekta?
Vsaka uspešna priprava projektnega predloga mora po naših ocenah vključevati naslednje korake:
Korak 1: Začnemo z ena do dve strani dolgim osnovnim opisom predloga:
- Naslov in akronim projekta.
- Področje, ki ga naslavljamo.
- Širša slika: kakšna je celotna veriga dodane vrednosti in kdo so ključni deležniki v verigi.
- Cilji in raziskovalna vprašanja.
- Ozadje: odgovori na ključna vprašanja iz prve sekcije (namen / EU dimenzija / časovna dimenzija in partnerstvo).
- Učinki: rezultati in kdo jih bo uporabljal. PEST (angl. Political, Economic, Social, Technical) analiza učinkov na politike, gospodarski razvoj, družbo in tehnologije.
- Raziskava: kako bomo izvedli delo?
- Stroški in trajanje.
Korak 2: Nadaljujemo s pripravo približno štiri strani dolgega predloga, s pomočjo katerega želimo ustrezno nasloviti ključna vprašanja ocenjevalcev (pred tem preverimo merila ocenjevanja v evalvacijskem poročilu). Predlog strukturiramo v štiri poglavja:
- Povzetek
- Odličnost (angl. Excellence – B1)
- Učinki (angl. Impact – B2)
- Izvedba (angl. Implementation – B3)
Korak 3: V zadnjem koraku pričnemo nadgrajevati začetni predlog (v koraku 2) do končne oblike projektne prijave. Pomembno je, da različne dele projektne prijave zapišemo na primeren način. Tako v poglavju odličnosti (B1) uporabljamo bolj znanstveno-raziskovalni način pisanja in terminologijo; poglavje učinkov (B2) pa opišemo v bolj strokovni, žurnalistični obliki, da je lahko razumljiv potencialnim uporabnikom rezultatov ali širši javnosti.
Zavedati se moramo, da ima ocenjevalec v procesu ocenjevanja pred sabo veliko število projektnih predlogov, zato je toliko bolj pomembno, da s svojo prijavo na določen način izstopamo oz. se razlikujemo od ostalih konkurentov. Zato je priporočljivo, da se poleg vsebine posvetimo tudi obliki projektne prijave. Pri prvem pregledu ocenjevalcem namreč najprej padejo v oči določeni elementi prijave, in sicer v sledečem vrstnem redu:
- Diagrami in grafike (ki pojasnjujejo koncept in zgodbo projekta)
- Tabele (kot podpora diagramom)
- Citati na vidnih mestih
- Fakti oz. številke
- Tekst (kratki, jasni in razumljivi stavki; slovnična pravilnost)
Želimo vam veliko uspehov pri pripravi projektnih predlogov in pridobivanju sredstev. V naslednjih novicah iz serije o pripravi projektnih predlogov in vodenju projektov bomo spregovorili slogu pisanja projektnih predlogov, ki ima lahko na uspešnost prijave pomemben vpliv, ter o evalvaciji in ocenjevanju učinkov projekta. Z dobro premišljeno in kakovostno evalvacijsko strategijo lahko učinkovito spremljamo učinke projektnih aktivnosti in doseganje zastavljenih ciljev – kar pa je ključno za zagotavljanje celovitega uspeha vsakega projekta.