23.04.2020
Ritualnost projektnih sestankov
Zapisi iz zaodrja evropskih projektov (2)
Gregor Cerinšek, IRI UL
»Sicer je vse potekalo gladko in učinkovito, a pogrešal sem našo neformalno družabno večerjo. Moja večerja je bila namreč zelo osamljena…« (Koordinator projekta po opravljenem virtualnem konzorcijskem sestanku)
V prejšnjem prispevku sem spregovoril o tem, da v evropskih projektih obstajajo bistvene razlike med formalno vzpostavljenimi strukturami – opredeljenimi in zapisanimi v projektni prijavnici oz. dokumentaciji – ter neformalnimi omrežji, konkretnim vedênjem in dejavnostmi ljudi ter medosebnimi odnosi in interakcijami, ki vzniknejo in se manifestirajo v vsakem projektu. Z opredeljeno formalno strukturo želimo načrtovati raziskovalno-razvojno dejavnosti, zagotoviti uspešno doseganje ciljev ter hkrati zadostiti v naprej predvidenim ocenjevalnim kriterijem. Zadnje nam je v fazi prijave projekta najpomembnejše. Formalo strukturo sestavljajo program dela; projektna metodologija; terminski načrt in ključni mejniki (t.i. gantogram); organizacijska struktura in specifične vloge, koordinacijski in finančno-administrativni mehanizmi ter načrt evalvacije, razširjanja in trajnosti.
Večino evropskih projektov hkrati povezujejo določeni ustaljeni protokoli, kot so na primer konzorcijska srečanja, nadzorni ocenjevalni sestanki (angl. review meetings), medprojektna srečanja, konference ipd. Ravno konzorcijska srečanja oz. projektni sestanki po mojem mnenju zaslužijo dodatno obravnavo. Projektni partnerji se srečujejo na različnih lokacijah, in sicer dva do trikrat letno. Sestanke organizira partner gostitelj v sodelovanju s koordinatorjem projekta. Gostitelj poskrbi za prostore, v katerih bo sestanek potekal, ter organizira spremljajoče aktivnosti in dogodke, ki so v veliki meri stalnica vseh tovrstnih sestankov, na primer odmori za kavo, kosila, večerje, različni družabni dogodki, kot na primer ogled mesta itd.
V formalnem delu projektnega sestanka želijo partnerji predstaviti do sedaj opravljeno delo, analizirati trenutno stanje in na podlagi tega načrtovati aktivnosti za prihodnje obdobje. V naprej predvidenem dnevnem redu (agendi) se opravijo predstavitve delovnih paketov, projektnega managementa, finančno-administrativnega sklopa, večkrat pa se izvedejo tudi delavnice, na katerih partnerji s skupnimi močmi obravnavajo določeno tematsko področje ali specifičen izziv.
Vendar pa se za temi utilitarnimi lastnostmi skriva veliko pomembnejša – a tudi bolj prikrita – ritualno-integrativna funkcija, ki kliče po bolj poglobljenem razmisleku. V splošnem lahko rituale razumemo kot družbene procese, ki izražajo abstraktne (religijske, metafizične) predstave na konkreten način. So (pol)javni dogodki, ki tematizirajo odnos med tostranskim, realnim, konkretnim svetom ter nadnaravnim, abstraktnim svetom višjih zakonitosti. Projektni sestanki so ritualna oblika »čaščenja« projekta, njegove ideologije, projektih idej in ciljev, s katerimi se morajo konzorcijski partnerji občasno ponovno povezati.
Namen projektne ritualnosti je krepitev integracije znotraj projektne skupine. Fizična odmaknjenost od rednih službenih obveznosti ter družabnega in družinskega življenja posameznikom (razen gostiteljem) omogoča, da svoj čas v celoti namenijo projektu, da o njem premišljujejo, ponotranjijo njegovo bistvo, razmišljajo o svoji vlogi in za čas sestanka dejansko postanejo eno s projektom – ga zaživijo.
»Pri projektnih sestankih mi je najbolj zanimivo prvo srečanje, tako imenovani kick-off meeting. Ko se vsi prvič dobimo v neki sobi, kjer bo potekal sestanek. Ljudje pridejo iz različnih kulturnih okolij, različnih držav. Eni delujejo bolj zadržano, eni so zelo odprti, bi se takoj z vsemi pogovarjali. Kot na neki zabavi. Eni tičijo v kotu, za svojimi računalniki. Drugi so v središču pozornosti, klepetajo in se na glas smejijo. Prihaja tudi do medkulturnih trkov in zadreg. Nekateri se trikrat poljubijo, nekateri dvakrat, nekateri sploh ne itd. To je ta neformalna ritualnost.« (sogovornik, projektni vodja)
Če si izposodimo teorijo in gledališko izrazoslovje sociologa in socialnega psihologa Ervinga Goffmana, je ravno zaodrje projektnih sestankov – torej neformalna druženja in spontani pogovori izven formalnih okvirjev – ključno za razumevanje dinamike v projektu. Za razliko od odrskega dogajanja v okviru dnevnega reda, se v zaodrskih situacijah ljudje drugače počutijo in obnašajo. Nemalokrat v bolj sproščenem neformalnem pogovoru, ki lahko poteka tudi v nacionalnih jezikih med partnerji iz istih držav, na plano pridejo drugačni pogledi in razmišljanja. Ljudje razkrijejo druga, spremenjena ali dodatna mnenja ali pa se določene, v formalnem delu izrečene teze ali omilijo, ali pa dodatno potencirajo oz. zaostrijo. V zaodrju se namreč posamezniki lahko počutijo bolj varne in suverene kot pa v plenarnem nastopanju, kjer so primorani »upravljati z vtisi«. Z izbiro sogovornikov ter tematik po lastni presoji lahko krojijo situacije na način, da jih bolje obvladujejo in nadzirajo. Tako kot gledališki igralci so tudi projektni partnerji v svojih »garderobah« lahko resnično oni sami, se lahko šalijo, pokažejo svoja prava čustva in se čutijo osvobojeni strogih zahtev, ki jih od njih terja vloga na odru – in to lahko še posebej pride do izraza po dveh ali treh kozarcih piva ali vina na projektnih večerjah. Razumevanje pomena tovrstnih neformalnih druženj v zaodrju in ritualnosti, ki se ob tem vzpostavi, je prav tako pomembna prvina uspešnega projektnega vodenja.
»Vzpostavijo se neformalni stiki, gradijo se prijateljstva. Človeku zaupaš stvari, ki so lahko tudi bolj osebne narave. Po večerji smo odšli skupaj še na pijačo v bližnji bar in tam smo si povedali mnogo stvari, ki si jih na projektnem sestanku ne bi nikoli. Priznam, k temu je nekaj malega pripomogel tudi alkohol, saj smo se vsi precej sprostili. Tako se vzpostavi in krepi zaupanje v projektni skupini, na ta način dejansko spoznaš ljudi. In ti medčloveški odnosi so bistveni. Če so ti dobri, bo tudi projekt funkcioniral.« (sogovornik, projektni vodja)
Projektni sestanki lahko služijo za ponovno integracijo in stabilizacijo sistema. V obdobju med dvema sestankoma partnerji sicer opravljajo projektne delovne naloge in dogovorjene aktivnosti, vendar se zaradi geografske razpršenosti, specifičnih ciljev partnerskih organizacij ter mnoštva ostalih delovnih zadolžitev, ki niso neposredno povezane s projektom, povečuje odtujenost. Povezanost s projektom in njegovimi simbolnimi elementi se izgublja in približujemo se kritični točki, v kateri je sistem na robu svoje vzdržljivosti. Zato je potrebna ponovna ritualna izkušnja projektnega sestanka, ki bo znova povezala ljudi; tako na družbeni ravni v smislu medsebojnega sodelovanja in integracije, kot tudi na simbolni ravni povezovanja ljudi s projektom kot pomensko tvorbo. Torej, tudi če situacija v vmesnem obdobju postaja kritična – na primer če se posamezniki ne držijo rokov, raziskovalno-razvojne aktivnosti ne producirajo želenih rezultatov, ali če se pojavijo konflikti znotraj konzorcija – želimo na projektnih sestankih tovrstne probleme razrešiti in morebitna nesoglasja zgladiti. Velikokrat smo uspešni in si po sestanku kar nekako oddahnemo. Ritualnost je poskrbela, da se je stanje umirilo, kritične vrednosti so se zmanjšale, sistem se je znova stabiliziral.
A tovrstna, zgoraj opisana ritualnost v projektnih sestankih ne funkcionira vedno na konstruktiven način. Evropski projekti niso ne socialno, ne ideološko stabilne tvorbe. Nerazumevanja, nedoslednosti in ideološke dvoumnosti so lahko vir napetosti, povzročajo razprtije med člani in rušijo ravnovesja v projektih. V enem izmed naslednjih zapisov bom razložil, kako lahko projektni sestanki kot rituali tudi zmanjšujejo stabilnost, saj dopuščajo nasprotujoče si interpretacije.
Raziskovalec in projektni vodja IRI UL, Gregor Cerinšek, v prispevkih razmišlja o zaodrju evropskih projektov, torej o vseh praksah, dogajanjih in aktivnostih, o katerih javno ne razpredamo, a kljub temu bistveno vplivajo na pridobivanje projektov, njihov potek in dolgoročno (ne)uspešnost. Ugotovitve in priporočila oblikuje na podlagi pogovorov s projektnimi vodji, koordinatorji, raziskovalci, nadzorniki, svetovalci in ocenjevalci, torej z vsemi, ki so na kakršenkoli način vpleteni v fenomen evropskih projektov.
- 1. prispevek: Projektna omrežja – ključ do razumevanja